Quel est le rôle d'un bureau d’ASL et de chacun de ses membres ?

Une association syndicale libre regroupe tous les propriétaires, qu’ils soient particuliers ou professionnels, d’un bien immobilier défini dans le périmètre d’un lotissement. Sa mission est de gérer, administrer et améliorer les espaces et équipements communs. Cette même association est administrée par un syndicat bénévole appelé bureau, qui exerce un rôle essentiel au bon fonctionnement de l’ASL et au respect des statuts par tous.

Les missions et le rôle du bureau

L’élection du bureau

Les membres du bureau sont élus lors d’une assemblée générale ordinaire par les membres de l’ASL. Cette élection doit respecter les règles de votes, de quorum et de répartition des voix prévues dans les statuts.

Attention, deux propriétaires d’un même lot, un couple par exemple, ne peuvent être représentés au sein du bureau.

La durée des mandats des membres de syndicat bénévole est fixée dans les statuts de l’association syndicale libre. Généralement, il est prévu que les représentants soient élus pour trois ans, de façon renouvelable.

La prise de fonction d’un nouveau bureau 

Le nouveau bureau de l’ASL prend ses fonctions dès la clôture de l’assemblée générale durant laquelle il est élu.

Dans le cas où cette assemblée générale serait la première de l’association syndicale libre, dite assemblée générale constitutive, le bureau prend la suite du président provisoire, et va donc devoir mettre en place des éléments primordiaux pour le bon fonctionnement de l’ASL.

La plus urgente des missions du bureau fraichement élu sera d’ouvrir un compte bancaire au nom de l’association syndicale. Le choix de la banque est libre, il faudra toutefois transmettre au banquier le procès-verbal d’assemblée générale nommant les membres du bureau, les statuts de l’ASL, l’arrêté de création en Préfecture et la publication au Journal Officiel des associations. Une fois le compte créé, le bureau devra informer les colotis qu’ils peuvent désormais régler leur cotisation annuelle directement. Il devra également prendre contact avec le notaire chargé de l’opération afin de transférer l’éventuel reliquat des sommes séquestrées dans le cadre de la provision pour fonds de roulement.

En parallèle, les membres du bureau devront, au nom de l’ASL, ouvrir ou reprendre, s’ils existent déjà, les éventuels contrats d’entretien nécessaire à l’entretien et au bon fonctionnement des équipements du lotissement. Ces contrats peuvent concerner aussi bien les fournisseurs d’énergie, l’entretien des espaces verts ou la maintenance d’une pompe de relevage par exemple.

Les membres du bureau doivent également, si ce n’est pas encore fait, souscrire à une assurance en responsabilité civile au nom de l’ASL. Cette assurance est obligatoire, et peut être complété par d’autres assurances comme le contrat de responsabilité civile du syndic bénévole ou l’assurance risque dommage par exemple.

Missions récurrentes du bureau

Une fois ces taches effectuées, le rythme de travail du Bureau est moins soutenu, puisqu’il n’y a plus que les missions récurrentes à gérer.

La plus importante est de faire respecter les statuts de l’association syndicale libre par tous les propriétaires.

Les membres du bureau auront en parallèle trois grandes missions récurrentes, à savoir la gestion administrative de l’ASL, la gestion de son budget et la gestion des contrats souscrits au nom de l’association syndicale des propriétaires.

La gouvernance en place devra organiser et tenir les assemblées générales, ordinaires pour tout ce qui concerne l’administration classique de l’ASL (approbation des budgets ou renouvellement du Bureau par exemple) dont la fréquence est déterminée dans les statuts mais à minima une fois par an, ou extraordinaires pour toutes les décisions ayant des répercussions importantes pour l’association syndicale libre (modification des statuts par exemple).

Le bureau devra suivre le budget de l’association syndicale, et le recouvrement des cotisations annuelles qui en découlent.

Le budget devra être régulièrement mis à jour en fonction des différentes dépenses et de l’état global de recouvrement des cotisations, pour lesquelles il faudra relancer les retardataires afin d’éviter de bloquer certaines dépenses par manque de trésorerie.

Enfin, les membres du syndicat bénévole de l’associations syndicale libre devront renouveler ou résilier les différents contrats d’entretien et d’abonnements souscrits au nom de l’ASL en fonction de ce qui est voté en assemblée générale.

La prise de décision du bureau

La gouvernance de l’ASL peut se retrouver lors de réunion de bureau à leur convenance. Durant ces entrevues, ils vont se concerter sur les différentes résolutions à faire voter lors des assemblées générales, évoquer des sujets portant sur l’association ou le lotissement, partager les avancées et échanges avec des tiers, partenaires ou prestataires, contractés au nom de l’ASL etc …

Les membres du bureau ne peuvent cependant pas prendre de décision sans avoir concerter les autres propriétaires de l’association syndicale libre. Toute décision doit faire l’objet d’un vote en assemblée générale, en respectant les règles de majorité et de quorum prévues dans les statuts.

Les membres du bureau, leurs missions et leurs rôles devoirs responsabilités

Composition des membres d’un bureau 

La composition des membres d’un bureau d’asl est déterminée dans les statuts de l’association syndicale libre. Généralement, le bureau est composé de trois colotis, un(e) président(e), un(e) trésorier(e) et un(e) secrétaire. Mais il peut arriver que le nombre de personnes physiques présentes dans le bureau soit plus conséquent, notamment pour les grandes ASL. On peut alors y retrouver un(e) ou plusieurs vice-président(e), vice-trésorier(e) ou vice-secrétaire en fonction de ce qui est défini dans les statuts.

Rôle de chacun des membres du bureau

Chacun des membres du bureau de l’ASL va avoir un rôle sensiblement différent dans la gestion et l’administration de l’association syndicale.

• Le président de l’ASL est chargé d’organiser et d’animer les assemblées générales. Il représente l’association dans tous les actes de vie civile, notamment en justice. Il doit tenir à jour l’état nominatif des membres de l’ASL et assurer le paiement des différentes dépenses au nom de l’association.
• Le secrétaire a généralement la charge de la rédaction des documents administratifs tels que les convocations aux assemblées générales, les procès-verbaux ou les mails d’appel à cotisation.
•  Le trésorier doit, quant à lui, faire le suivi du budget et s’assurer du bon recouvrement des cotisations par tous les colotis, membres du bureau compris.

Évidemment, en fonction des statuts et de la taille de l’association syndicale des propriétaires, les membres du bureau « classiques » peuvent être épaulés par un ou plusieurs vice-président ou vice-trésorier par exemple, dont les missions sont les mêmes qu’énoncées ci-dessus.

Les responsabilités des membres du bureau 

Les membres du bureau d’une association syndicale libre ont un devoir de transparence auprès des autres membres. Ils doivent les informer des avancées des différentes démarches faites au nom de l’ASL. Évidemment, ils ne peuvent pas prendre de décisions sans passer par un vote lors d’une assemblée générale, et doivent respecter l’issue de ce vote, en tenant compte des règles définies dans les statuts de l’ASL.

Ils doivent également défendre les intérêts de l’association syndicale. Les propositions et décisions du syndicat bénévole ne doivent pas être formulées dans l’intérêt personnel de ses membres mais doivent être dictées dans l’intérêt commun des propriétaires de l’ASL.

Le président est également le représentant physique de l’association. En cas de manquement, comme ne pas assurer en responsabilité civile l’ASL, il peut se voir attaquer en responsabilité par les membres de l’ASL.

Cas spécifique : un syndic professionnel au sein du syndic bénévole

Il se peut que les statuts d’une ASL prévoient la possibilité de faire appel à un syndic professionnel pour épauler les membres du bureau ou pour s’occuper intégralement de la gestion et l’administration de l’association.

Le syndic professionnel a les mêmes obligations que la gouvernance bénévole. Ne faisant pas partie de l’association, il ne possède pas de droit de vote et donc aucun pouvoir de prise de décision.

Dans le cas d’une gouvernance avec un syndic, les informations remontées par les colotis seront généralement remontées dans un premier temps au bureau bénévole, qui informera par la suite le syndic professionnel afin de limiter les différents interlocuteurs.

Quelques conseils pour le bureau de l’ASL

Un bon bureau d’ASL est avant tout un bureau qui échange régulièrement avec colotis, qui les informe de ces différentes démarches et de leurs avancées. Il faut nouer une relation de confiance avec les autres membres de l’association et absolument respecter l’aspect démocratique d’une association syndicale libre.

Les membres du bureau ne sont pas élus pour une durée infinie, ils peuvent faire le choix de démissionner de l'ASL en raison d'un déménagement par exemple, et être remplacés par d’autres colotis. Il est alors très important de prendre le temps de former le nouveau bureau, de leur expliquer quels sont leurs missions et leur rôle, ainsi que la façon de les remplir efficacement.

Il peut être intéressant pour l’ASL, et pour sa gouvernance, de s’aider dans la gestion et l’administration, d’une plateforme spécialement dédiée comme celle d’ASL Community. Il faut garder en tête que les membres du bureau sont bénévoles et qu’ils ne peuvent pas passer leurs journées entières à s’occuper de l’association syndicale libre.

L’utilisation d’une plateforme asl peut leur permettre notamment d’automatiser et simplifier les tâches chronophages, comme la rédaction des documents administratifs (convocations, procès-verbaux ou appel à cotisation) ou la tenue à jour du budget.