Reporting, tableaux de bords, plateforme de gestion en ligne : comment piloter ses ASL ?

Il n’est pas aisé de gérer et administrer une ASL. Les membres bénévoles du bureau ne disposent pas de beaucoup de temps et ne possèdent pas toujours les connaissances et les compétences pour s’occuper du bon fonctionnement de l’Association Syndicale Libre. 

Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions pour simplifier et automatiser les tâches spécifiques de gestion des ASL. 

La gestion d’une ASL  

Lors de la première assemblée générale, les propriétaires membres de l’ASL élisent les membres du bureau. Sa composition et la durée de mandat de ses membres sont déterminées dans les statuts de l’ASL qui fixent les règles de fonctionnement de l’association. 

Le bureau ne doit pas être confondu avec un syndic de copropriété, qui lui opère dans des immeubles. 

Les membres du bureau de l’ASL doivent gérer et administrer l’ASL tout en faisant respecter les statuts. Dans le cadre de cette mission, ils sont chargés de réaliser plusieurs tâches. 

Les assemblées générales 

Parmi les tâches principales du bureau, il y a la gestion des assemblées générales ordinaires, dont la fréquence est définie par les statuts mais qui ont lieu généralement une fois tous les ans ; et les assemblées générales extraordinaires.

Le bureau est chargé d’envoyer les convocations à tous les membres de l’ASL, selon les modalités d’envoi définies là aussi dans les statuts. Il doit ensuite préparer l’ordre du jour, à savoir tous les sujets à aborder lors de cette AG. 

Il faut également faire une liste d’émargement des participants et s’assurer du bon déroulé de l’assemblée générale. Une fois l’AG tenue, les membres du bureau transmettent le procès-verbal de la réunion à tous les membres, ce qui sert de résumé. 

 Le budget et les cotisations 

Les membres du bureau ont également pour rôle la gestion du budget et des cotisations des différents propriétaires. C’est à eux de surveiller que les décisions prises sont en adéquation avec le budget voté, et de gérer ce même budget. Ils sont aussi chargés de faire respecter le recouvrement des cotisations, dont le montant est déterminé en fonction du budget et donc des différents contrats auxquels a souscrit l’ASL.

Les contrats de l’ASL

Comme dit juste avant, l’ASL souscrit à des contrats, qui peuvent être concernant les assurances, l’entretien des espaces verts ou encore la réalisation de travaux d’amélioration pour les équipements communs par exemple. C’est au bureau qu’est donnée la responsabilité de la gestion de ces différents contrats. Ce sont eux qui sont chargés de renouveler les contrats ou non en fonction des votes des membres.  

La vie sociale au sein du lotissement

Le bureau est le plus à même de proposer l’installation d’équipements ou d’espaces communs favorisant les échanges entre les différents colotis. Ils ont également la capacité de proposer des événements, des échanges de services ou activités entre les colotis. Cela créé du lien entre les colotis et favorise une vraie vie de quartier. 

La plateforme ASL Community

Pour aider les bureaux dans l’administration de leur ASL, nous avons mis à disposition un logiciel de gestion spécialement dédié. 

Ce logiciel syndic permet aux membres du bureau d’avoir une interface spécialement conçue pour faciliter et automatiser le plus possible leurs différentes tâches grâce à des fonctionnalités disponibles pour eux. Les autres membres possèdent également un espace dédié mais sans les fonctionnalités dédiées au bureau. 

Le logiciel de gestion permet notamment de partager et stocker des documents via une GED. Une fois le document déposé, il est accessible aux autres membres de l’ASL depuis leur plateforme. 

Depuis la plateforme, les membres du bureau vont pouvoir s’occuper et automatiser au maximum l’organisation des assemblées générales. Ils peuvent planifier et envoyer simplement les convocations aux autres membres. Ils ont la possibilité de préparer l’ordre du jour afin de la communiquer avant l’assemblée générale.

Lors de la réunion, l’émargement des participants se fait directement sur le logiciel. Le procès-verbal de l’AG se fait automatiquement et est stocké sur la plateforme, de façon qu’il soit accessible à tous les colotis ainsi qu’aux futurs membres à leur arrivée dans l’ASL. 

Les propriétaires membres de l’ASL, via la plateforme, peuvent voter en ligne sur les sujets abordés lors de l’AG, grâce à l’ordre du jour rempli préalablement. Cela permet de prendre en compte le vote des potentiels absents à l’assemblée générale. 

Concernant la gestion du budget, le logiciel permet au bureau d’avoir un suivi en temps réel et en un clin d’œil du budget restant ainsi que du recouvrement des cotisations. Ce suivi permet aux membres du bureau de maîtriser simplement et efficacement le budget de l’ASL, en évitant de faire des relances incessantes auprès des membres pour leur cotisations, que les membres de l’ASL peuvent d’ailleurs payer directement depuis la plateforme. 

Enfin, depuis la plateforme, nous mettons à disposition des colotis 3 univers : 

• Co-service : un service permettant aux colotis de se mettre en relation et de publier des petites annonces afin de se rendre mutuellement service. On peut par exemple poster des annonces pour du babysitting ou du co-voiturage. 
• Co-partage : un service permettant aux colotis de mettre à disposition des équipements entre eux, par exemple une tondeuse ou une remorque. 
• Co-bio : un service qui génère du partage d’activités intergénérationnelles avec un aspect éco-responsable, comme l’aménagement d’un potager collectif ou d’un compost pour le lotissement.