Comprendre et gérer l’ASL
Selon l’article R 442-7 du code de l’Urbanisme, l’aménageur a l’obligation de créer une association syndicale libre afin de lui transférer la propriété, la gestion et l’entretien des espaces et équipements communs du lotissement. L’ASL est quant à elle régie par l’ordonnance du 1er juillet 2004 qui définit notamment le périmètre, la durée de vie ainsi que les conditions d’adhésion à l’association.
La création d’une association syndicale libre se fait en plusieurs étapes. C’est un processus qui nécessite une certaine vigilance et discipline afin de garantir aux colotis un cadre juridique stable et une gestion pérenne.
La première étape de constitution d’une ASL débute par la rédaction de ses statuts. Les statuts sont les bases fondatrices de l’organisation et du fonctionnement de l’association. Leur rédaction nécessite la plus grande vigilance afin de garantir l’équité au sein du lotissement mais aussi et surtout une mise en application simple dans le temps.
Les statuts doivent être adaptés aux spécificités de l’opération afin de sécuriser le cadre juridique et garantir la bonne gestion et administration de l’ASL.
Une fois les statuts rédigés, ils doivent être déposés en préfecture afin d’être enregistrés. Pour terminer la constitution de l’ASL, une publication des statuts contenant la date de la déclaration, le nom, l’objet et le siège de l’association sera effectuée au Journal Officiel.
L’aménageur a l’obligation de transférer les espaces et équipements communs du lotissement à l’ASL nouvellement créée. Cette mutation de propriété, à titre gratuit, se fait par le biais d’un acte de transfert, notarié, soumis à publicité foncière.
Cet acte de transfert doit comporter :
Ce transfert peut se faire avant la réalisation des travaux différés ou après l’achèvement complet des espaces et équipements communs.
Pour s’occuper de la gestion de l’association syndicale libre en attendant que la majorité des lots soit vendue, et que la première assemblée générale constitutive soit organisée, l’aménageur désigne un président provisoire.
Le président provisoire sera notamment chargé de souscrire une assurance en Responsabilité Civile couvrant les espaces et équipements communs, et d’organiser et tenir l’assemblée générale constitutive dont nous parlerons dans la partie suivante.
Généralement, la gouvernance provisoire est définie dans les statuts de l’ASL.
Plusieurs choix de président s’offrent alors au lotisseur :
Comme dit précédemment, le président provisoire doit organiser la première assemblée générale constitutive afin d’élire les membres du bureau qui prendront le relais de la gouvernance de l’association syndicale libre.
Dans un premier temps, le président doit envoyer, en respectant les modalités définies dans les statuts, une convocation pour l’AG à tous les membres de l’ASL en y indiquant les résolutions qui seront soumises au vote, notamment la mise en place de la nouvelle gouvernance, la validation du budget et du budget prévisionnel de l’association.
La mission du président provisoire prend fin une fois le procès-verbal de l’AG envoyé à tous les colotis.
Une fois le bureau et le président de l’association syndicale libre élus, l’aménageur devra les accompagner quelques temps. Généralement, les colotis ont une connaissance limitée de l’ASL, son fonctionnement et son organisation. Il faut donc prendre le temps de les accompagner sur les aspects techniques, financiers et juridiques afin de leur permettre de mettre leur ASL sur de bons rails, garantissant ainsi une gestion pérenne de l’association.
La gestion des ASL par le lotisseur peut donc, dans la majorité des cas, s’avérer chronophage, nécessitant une ressource interne dédiée maîtrisant les aspects techniques et juridiques.
Le lotisseur peut décider d’externaliser toute ses activités liées à ses associations syndicales libres pour en simplifier la gestion et réduire les contraintes qu’elles peuvent amener.
Externaliser l’administration des associations syndicales évite notamment de mobiliser une ressource interne dédiée et spécialisée, devant en maîtriser tous les aspects. Ces ressources sont rares, et doivent souvent être formées pour posséder toutes les connaissances nécessaires. De plus, internaliser l’administration des ASL peut laisser croire que vous êtes juge et partie, ce qui peut cristalliser le mécontentement de vos clients, qui ne manqueront pas de vous faire remonter tous les problèmes rencontrés sur le lotissement.
Par ailleurs, faire appel à des spécialistes pour la constitution et mise en place de vos ASL, peut également être un argument commercial auprès des mairies. Le lotisseur garantit ainsi la mise en place d’une ASL en conformité, permettant une gestion autonome et pérenne du lotissement. Certains spécialistes vont plus loin en mettant à disposition des colotis des outils de gestion mais aussi des espaces d’échange facilitant la création de liens sociaux.
Globalement, externaliser les obligations relatives aux ASL permet à l’aménageur, et ses collaborateurs, de se concentrer sur leur cœur d’activité, là où leur valeur ajoutée est la plus forte.
Plusieurs solutions existent pour accompagner le lotisseur dans la mise en place de ses associations syndicales libres.
Pour la partie création de l’ASL, il peut déléguer, moyennant rémunération, la rédaction des statuts et leur enregistrement ainsi que le transfert des espaces et équipements communs à des notaires, des avocats spécialisés ou des juristes.
Pour la présidence provisoire, il peut désigner directement un syndic de copropriété professionnel, qui pourra continuer d’administrer et gérer l’ASL même après la première assemblée constitutive. Attention cependant, les coûts des syndics professionnels sont élevés et les colotis peuvent être mécontents de se voir imposer une solution coûteuse.
L’aménageur peut également externaliser la présidence provisoire auprès du notaire ou du géomètre-expert de l’opération. Cependant, l’accompagnement s’arrête généralement une fois la nouvelle gouvernance mise en place et ils ne sont pas spécialisés dans la gestion des ASL.
Une autre solution possible pour les lotisseurs est de faire appel à une entreprise spécialisée dans les associations syndicales libres, comme ASL Community, qui prend en charge toutes les étapes de création et d’administration. Nous nous occupons notamment de la rédaction personnalisée des statuts de l’ASL, en prenant en compte les spécificités de l’opération, puis de leur enregistrement et publication. Nous nous chargeons également du transfert des espaces et équipements communs avec le notaire de l’opération, vous permettant ainsi de vous délester des nombreux échanges nécessaires. Nous assurons la présidence provisoire, souscrivons à l’assurance en responsabilité civile et organisons la première assemblée générale constitutive durant laquelle le bureau est élu. Toutefois, notre accompagnement va beaucoup plus loin. Nous mettons ainsi à disposition des colotis notre plateforme de gestion spécialisée simplifiant et automatisant au maximum l’organisation des assemblées générales et le suivi budgétaire, en rendant accessibles les informations clés grâce à la centralisation des documents de l'ASL. Nous avons également créé des univers de partage de biens et de services entre colotis afin de créer du lien social au sein du lotissement. Évidement nous continuons d’accompagner les membres de l’ASL sur tous les aspects techniques, juridiques et financiers de l’association.
Créer et gérer une association syndicale libre est chronophage et nécessite certaines connaissances spécifiques. Le lotisseur a donc tout intérêt à externaliser l’administration de ses ASL afin de transformer les contraintes en opportunités. Pour cela, il peut recourir à des spécialistes du droit, notaire, avocat ou juriste pour les missions concernant les statuts et l’acte de transfert. Il peut également décider de faire appel à un syndic de copropriété professionnel pour la gestion provisoire et continue de l’association malgré le coût que cela représente pour les colotis. Enfin, il peut missionner une entreprise spécialisée qui s’occupera de toutes les étapes de création et de gestion de l’association syndicale libre comme ASL Community, lui permettant ainsi de rester concentré sur son cœur d’activité.
Découvrir notre accompagnement
39 Avenue du château d'Eau, 33700 Mérignac