Quelles sont les obligations légales à respecter pour le bureau d’une Association Syndicale Libre ?

Une Association Syndicale Libre (ASL) regroupe tous les propriétaires d’un lotissement autour d’une entité, avec des règles clairement définies, dans le cadre de la gestion et de l’administration des espaces et équipements communs. Afin de simplifier les prises de décisions, qui sont votées lors des assemblées générales, et leur mise en application, l’ASL est pilotée par un organe de gouvernance, par principe bénévole, composé de membres de l’association, communément appelé le bureau.

Ces volontaires héritent des missions d’administration et de gestion de l’ASL et de ses infrastructures collectives ainsi que de certaines obligations légales à respecter impérativement.

Quelles sont les obligations légales à respecter pour le bureau d’une Association Syndicale LibreH2 : Qu’est-ce que le bureau d’une association syndicale libre ? 

Comme dit précédemment, le bureau est l’organe de gouvernance de l’association syndicale libre. Ce sont ses membres qui organisent les prises de décisions démocratiques des propriétaires et s’occupent de les mettre en application.

La composition et l’élection des membres de la gouvernance

Les bénévoles de l'organe décisionnaire sont élus par les membres de l’ASL lors d’un scrutin en assemblée générale. Les modalités de scrutin, la durée des mandats et la composition sont définies dans les statuts de l’association et sont donc propres à chaque ASL.

Néanmoins, la majorité des associations syndicales libres élisent les membres de la gouvernance lors d’une assemblée générale ordinaire, avec un vote à majorité simple, pour une durée de trois ans renouvelables. Généralement, l'organe décisionnaire est composé d’au minimum trois membres :

• Le(a) président(e) : représente légalement l’ASL, dirige les assemblées générales et veille à l'exécution des décisions.
• Le(a) trésorier(e) : gère les finances de l’association, prépare le budget et assure le suivi des paiements.
• Le(a) secrétaire : s’occupe de l’administration, comme la rédaction des procès-verbaux et la tenue des registres.

En fonction de la taille de l’ASL, le nombre de bénévoles au sein  de l'organe décisionnaire peut-être plus important avec la présence de vice-président(e), vice-secrétaire, vice-trésorier(e) ou des membres de comités spécialisés, en digital ou événementiel par exemple.

Les missions du bureau

Dans le cadre de la gestion et de l’administration de l’ASL, les membres doivent réaliser des tâches plus ou moins récurrentes. On peut classer ces fonctions en deux grandes catégories :

• Les tâches administratives : Elles concernent principalement l’organisation et la tenue des Assemblées générales (AG), la gestion des différents contrats souscrits au nom de l’ASL et la tenue à jour du registre des membres de l’association.
• Les taches financières : Elles comprennent notamment la gestion du budget de l’ASL, le paiement des différentes prestations et abonnements, l’envoi des appels à cotisation et le suivi de leur recouvrement auprès de chaque propriétaire.

Les obligations légales du bureau 

Dans le cadre de la réalisation de leurs tâches, les bénévoles de la gouvernance doivent respecter les impératifs légalaux qui s’appliquent à l’ASL et ses membres.

Les associations syndicales libres sont légalement encadrées par l’Ordonnance du 1er juillet 2004, complétée par le décret du 3 mai 2006. Les règles définies par ces textes sont relativement souples et permettent aux ASL de bénéficier d’une certaine liberté dans la rédaction de leurs statuts, qui définissent réellement les règles de fonctionnement et d’organisation à respecter.

Les membres du bureau ont donc l’obligation de respecter, et de faire respecter par les propriétaires, les consignes et les droits des colotis définis dans les statuts.

Afin d’assurer la conformité de la réalisation de ses fonctions,  l'organe décisionnaire doit faire attention aux réglementations qui encadrent l’organisation et la tenue des assemblées générales. Il doit notamment respecter les modalités et les délais d’envoi des convocations, les règles de majorité et de quorum qui s’appliquent lors du vote des résolutions, la rédaction et le contenu du procès-verbal (PV) ainsi que son archivage.

Il doit également respecter les consignes qui encadrent sa gestion financière, et plus principalement la présentation de l’état budgétaire et du budget prévisionnel ainsi que la répartition des charges et dépenses extraordinaires. Le suivi du recouvrement des cotisations peut également comprendre certaines règles à respecter.

La majorité des statuts imposent également à l’association syndicale libre de souscrire à une assurance en Responsabilité Civile afin de la protéger en cas d’accidents causant des dommages corporels, matériels ou immatériels à des tiers sur ou à cause des espaces et équipements communs du lotissement.  l'organe décisionnaire doit également s’assurer que ces infrastructures sont maintenues en bon état pour éviter les imprévus.

Évidemment, les membres  de l'organe décisionnaire doivent mettre en application les résolutions adoptées lors des assemblées générales, même si celles-ci sont contraires à leur volonté personnelle.

Enfin, le président endosse la responsabilité physique de l’association. Il doit représenter l’ASL en cas de litige, pouvant se terminer devant les tribunaux dans certains cas. 

Les devoirs et responsabilité du bureau

Les bénévoles de la gouvernance ont un devoir de transparence auprès des autres membres. Ils doivent les informer des avancées des différentes démarches et actions réalisées dans le cadre de leur mission. Évidemment, ils ne peuvent pas faire des choix sans passer par un scrutin lors d’une assemblée générale.

Ils ont aussi la responsabilité de défendre les intérêts de l’association syndicale. Les résolutions et propositions du syndicat bénévole ne doivent pas répondre à des intérêts personnels, mais être guidées par l’intérêt commun de l’ensemble des propriétaires de l’ASL.

Enfin, ils sont en quelque sorte responsables de la sécurité des résidents sur les espaces collectifs en surveillant leur état. Des contrôles réguliers doivent être effectués afin de prévenir tout risque. 

Les sanctions en cas de non-respect des obligations

Si les membres ne respecte pas ses engagements, les conséquences peuvent être significatives et engager sa responsabilité à différents niveaux :

• Responsabilité civile et pénale : Les membres peuvent être poursuivis en cas de faute de gestion, d’abus de pouvoir ou de manquement grave à leurs devoirs. Cela inclut notamment des actes comme le détournement de fonds, la négligence dans l’administration de l’ASL ou toute action causant un préjudice aux propriétaires.
• Invalidation des résolutions : Un non-respect des règles encadrant le fonctionnement de l’ASL, comme une convocation irrégulière de l’Assemblée Générale ou la violation des statuts, peut entraîner l’annulation des résolutions prises. Cela peut compromettre le bon fonctionnement de l’association et générer des litiges entre les membres.
• Mise sous administration judiciaire : En cas de dysfonctionnement majeur, de blocage prolongé ou de gestion défaillante, un tribunal peut intervenir et désigner un administrateur judiciaire. Ce dernier aura alors pour mission de prendre en charge la gestion de l’ASL afin de rétablir son bon fonctionnement et de garantir la protection des intérêts des propriétaires.

Conclusion

Composé de bénévoles élus, le bureau doit assurer ses fonctions avec rigueur et transparence, en veillant au respect des impératifs légaux définies par les statuts et la réglementation en vigueur.

Le respect des procédures, qu’il s’agisse de la tenue des assemblées générales, de la gestion financière ou l'exécution des décisions votées, est indispensable pour garantir le bon fonctionnement de l’ASL et préserver les intérêts des propriétaires.