Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour l’aménageur lors de l’organisation de l’AG constitutive de son ASL ?

Lors de la création d’un lotissement, l’aménageur prend l’engagement de créer une Association Syndicale Libre (ASL) afin de lui transférer à l’euro symbolique les espaces et équipements communs ainsi que leur administration. Les propriétaires membres de l’association deviennent alors les gestionnaires bénévoles de leur propre écosystème et de la vie de quartier qui l’accompagne.

Généralement, le passage de la gestion par l’aménageur aux colotis se fait lors de l’assemblée générale constitutive, véritable étape majeure dans la vie de l’ASL, car c’est durant celle-ci qu’est élu l’organe de gouvernance bénévole, appelé le bureau. Le bon déroulé de cette réunion  est donc essentiel tant sur le plan juridique qu’opérationnel.

Cette réunion formelle est organisée par l’aménageur ou tout autre intervenant missionné en tant que président provisoire. Il est donc primordial d’adopter certaines bonnes pratiques afin de garantir la sécurité juridique, la mise en place d’une gouvernance claire et maintenir des relations sereines avec et entre les colotis, durables dans le temps.

Comprendre le cadre de l’assemblée générale constitutive

Avant tout chose, il faut déjà comprendre ce qu’est une assemblée générale constitutive, ses enjeux et la répartition des responsabilités entre l’aménageur et les membres de l’ASL.

Qu’est-ce qu’une assemblée générale constitutive ?

L’assemblée générale constitutive est la première assemblée générale organisée dans l’Association Syndicale Libre. C’est le premier rassemblement formel entre les colotis, et la dernière étape obligatoire pour le lotisseur dans le cadre de la création de l’association.

Elle a pour objectif d’établir un compte rendu administratif et financier depuis la création officielle de l’ASL, qui peut parfois avoir eu lieu plusieurs mois auparavant, et de mettre en place, via des élections, le bureau bénévole, qui sera chargé de piloter la gestion et l’administration de l’association et de ses biens communs.

Étant la première assemblée générale organisée, son organisation nécessite une préparation rigoureuse, et généralement un rappel complet du fonctionnement et du cadre juridique de l’association pour l’ensemble des colotis.

Le rôle et les responsabilités de l’aménageur

Au moment de la création du lotissement, l’aménageur doit créer une Association Syndicale Libre et définir un président provisoire, qui sera chargé de représenter et d’administrer l’association jusqu’à ce qu’une gouvernance soit mise en place lors de l’assemblée générale constitutive. Généralement, l’aménageur confie la présidence provisoire à :

• Lui-même, mais cela nécessite la mobilisation d’une ressource interne. Il se positionne en  juge et partie et cela peut provoquer des tensions avec les colotis
• Au premier acquéreur d’un lot au sein du périmètre de l’ASL, mais ce dernier ne maîtrise généralement pas le cadre juridique qui accompagne ce type d’association et ne prend pas le temps de réaliser les démarches, étant déjà bien occupé à aménager son terrain récemment acquis.
• A un professionnel intervenant dans le cadre de l’opération comme le notaire ou le géomètre-expert, bien que les missions qui accompagnent la présidence provisoire ne soit pas dans leur cœur de métier. 

Le président provisoire est chargé de représenter l’ASL auprès du notaire lors du transfert des espaces et équipements par l’aménageur, de réaliser les premières démarches obligatoires comme la souscription à un contrat d’assurance en Responsabilité Civile et enfin, d’organiser et présider l’assemblée générale constitutive.

Préparer efficacement l’AG constitutive

Comme dit précédemment, l’assemblée générale constitutive est une étape essentielle dans la vie de l’ASL. Elle va déterminer la qualité des premières années de gestion bénévole et la pérennité de l’administration des infrastructures collectives du lotissement. Elle nécessite donc une préparation accrue et complète afin de permettre aux colotis de s’investir dans de bonnes conditions dans la vie de l’association.

Création de l’ASL

Évidemment, une bonne préparation de l’AG constitutive ne sert à rien si la création de l’ASL n’est pas terminée et ne remplit pas tous les critères obligatoires.

La première étape de création est la rédaction des statuts de l’association. Ils doivent respecter le cadre légal, défini par l’ordonnance du 1er juillet 2004 et complété par le décret du 3 mai 2006, qui imposent certaines notions dans les statuts de l’ASL. Néanmoins, l’encadrement de leur rédaction reste relativement souple et permet de les adapter de façon importante au fonctionnement et aux spécificités du lotissement. Il est important qu’ils soient complets pour éviter les zones de flous, propices aux interprétations et donc aux conflits, tout en restant simples à mettre en application pour les membres de l’association.

Une fois rédigés, les statuts doivent être déposés en préfecture qui, une fois validés, les transmettra pour publication au Journal Officiel des Associations, ce qui marque la création officielle de l’ASL. Ce n’est qu’à partir de cette étape que le lotisseur pourra organiser auprès du notaire le transfert des espaces et équipements communs.

Enfin, l’organisation de l’assemblée générale constitutive doit attendre que le nombre de propriétaires au sein du lotissement soit suffisant pour respecter les règles de quorum prévues dans les statuts et donc garantir la validité juridique des décisions votées lors de cette réunion.

Communication régulière avec les colotis

Afin de garantir une bonne participation et implication des colotis lors de l’assemblée générale constitutive, il est important que l’aménageur communique régulièrement en amont avec eux.

La communication peut commencer en amont de la signature de l’acte d’achat, en leur fournissant des documents afin de les aider à mieux comprendre ce qu’est une Association Syndicale Libre, ses objectif, son fonctionnement ainsi que son cadre juridique.

Le lotisseur peut également échanger avec les propriétaires au sujet des différentes évolutions dans le cadre du projet de création de l’ASL afin de les tenir informés et de les rassurer sur l’avancée des démarches.

Il ne faut pas hésiter à partager des documents complets et simples à comprendre pour des novices sur le sujet. Florence Anquetil, dirigeante d’ASL Community insiste sur l’utilisation de frises chronologiques et de schémas pour illustrer les avancées dans les démarches de création : « Je recommande aux aménageurs de partager à leurs clients un guide de présentation définissant ce qu’est une ASL, ses objectifs, ses obligations et son fonctionnement ainsi que les responsabilités et missions qui s’appliquent à ses membres. De plus, il est important de communiquer régulièrement avec eux, via une frise illustrée par exemple, l’avancée du projet de création de l’association étape par étape afin qu’ils puissent mieux se repérer dans le temps et plus facilement appréhender vers quelle période se déroulera la première assemblée générale. »

Bien informer les colotis en amont de l’AG constitutive permet de bénéficier de nombreux avantages :

• Une implication et une participation accrues,
• Un gain de temps le jour de la réunion, avec moins de questions sur le fonctionnement de base de l’association,
• Une transparence renforcée sur les actions menées durant la présidence provisoire,
• Une transition vers la gestion bénévole simplifiée et maîtrisée.

Une convocation claire et détaillée

Par son statut de rassemblement officiel, l’AG constitutive fait l’objet d’une convocation qui doit être transmise à tous les membres de l’ASL. Celle-ci doit évidemment respecter les délais minimums et les modalités d’envoi prévus dans les statuts de l’association.

La convocation doit évidemment contenir la date et le lieu de l’assemblée générale, ainsi que toutes les résolutions à l’ordre du jour, notamment celle de l’élection du bureau bénévole. Compte tenu du caractère fondateur de cette réunion, il est recommandé d’adopter une approche pédagogique, en accentuant sur les enjeux pour les membres.

Enfin, il est important de joindre à la convocation les documents essentiels et utiles pour que les colotis puissent préparer au mieux leur participation à l’assemblée générale, et plus globalement à la gestion de l’ASL à long terme.

On retrouve notamment les documents suivants :

• Les statuts de l’ASL,
• L’état budgétaire, qui retrace toutes les recettes et dépenses durant la présidence provisoire,
• Le budget prévisionnel à valider pour l’année à venir,
• Les éventuels contrats souscrits ou faisant l’objet d’une résolution à l’ordre du jour,
• Les différents plans du lotissement si nécessaire.

Et après l’assemblée générale ?

Une fois l’AG constitutive terminée, il faut rédiger et envoyer le procès-verbal. Il doit mentionner le résultat des votes pour chaque résolution à l’ordre du jour, et indiquer les bénévoles élus au bureau. Comme pour la convocation, les délais et les modalités d’envoi doivent respecter les règles définies dans les statuts.

Bien que la mission du président provisoire s’arrête officiellement après cette étape, il est nécessaire qu’il s’assure que les bénévoles nouvellement élus aient la capacité de gérer et d’administrer l’association. Il doit donc les informer des premières démarches à entreprendre de leur côté, notamment la reprise des contrats en cours et la souscription de ceux validés lors de l’AG, l’ouverture d’un compte bancaire au nom de l’ASL, la récupération des fonds séquestrés chez le notaire ou encore la mise à jour des documents officiels.

Enfin, il peut rester disponible auprès du bureau durant les mois qui suivent afin de les accompagner dans la prise en main de la gestion bénévole.

La solution ASL Community

Créer une ASL et organiser l’AG constitutive représente un défi juridique et opérationnel pour l’aménageur. Chez ASL Community, nous accompagnons nos clients à chaque étape, afin de garantir la conformité de la création d’associations pérennes et autonomes.

Nos experts vous accompagnent dans :

• La création de l’ASL : Nous prenons en charge la personnalisation des statuts et leur déclaration en préfecture.
• La présidence provisoire : Nous réalisons, auprès du notaire, l’acte de transfert puis nous organisons et présidons l’AG constitutive jusqu’à la mise en place du bureau.
• Une fois la nouvelle gouvernance élue, nous accompagnons les bénévoles dans leurs premières démarches et la gestion de leur association syndicale libre en leur mettant à disposition :
• Une plateforme numérique intuitive, afin de simplifier et automatiser la gestion, ainsi que favoriser le partage entre eux afin de pérenniser l’administration du lotissement et la création d’une vie de quartier.
• Des conseillers disponibles pour répondre à toutes leurs questions et clarifier leurs obligations et missions.

Pour en savoir plus sur notre accompagnement, n’hésitez pas à contacter gratuitement notre équipe.

Conclusion

L’assemblée générale constitutive représente une étape essentielle dans la création d’une ASL. Elle permet non seulement de sécuriser juridiquement la constitution de l’association, mais aussi de poser les bases d’une gouvernance bénévole claire et efficace. Une préparation rigoureuse, une communication transparente avec les colotis, et un déroulement structuré de l’AG sont indispensables pour assurer une transition sereine vers la gestion autonome de l’association.